Beheer uw tijd - deskundig advies
Tijd is een van de meest waardevolle bronnen die we hebbenwe hebben overvloed. En de manier waarop we het gebruiken, hangt af van het resultaat dat we krijgen. Wilt u leren hoe u uw tijd kunt verdelen, zodat u productiever en tegelijkertijd minder moe wordt?
We zullen je vertellen over de meest bruikbare tools voor het werken met de kalender, beschreven door Daniel Browne - auteur van "The Source of Energy".
Het Pareto-principe stelt dat het werkvul alle tijd in die daarvoor is toegewezen. Kalender is uw hulpmiddel voor tijdbudgettering, zodat u effectief kunt omgaan met elk bedrijf of project waaraan u werkt. Ongeplande tijd zal hoogstwaarschijnlijk met werk bezig zijn. Gebruik de volgende regels om u te helpen uw agenda te gebruiken:
1. De kalender moet een reëel beeld geven van hoe u uw tijd gaat gebruiken.
Het moet alles wat belangrijk voor je is plannen en moet gedaan worden. Een uitzondering kan alleen worden gemaakt voor kleine taken die u minder dan vijftien minuten besteedt.
2. Neem de tijd om plannen voor specifieke dagen en weken te definiëren.
Gedetailleerde planning helpt u te besparenConcentratie op wat je op een bepaald moment doet, en niet buiten het schema raken. Het is het beste om de dag ervoor de dag van tevoren te plannen, wanneer je je werk hebt voltooid en een idee hebt van wat er morgen moet worden overgedragen. Het maken of aanpassen van het plan in de ochtend is alleen aan te raden als je 's avonds met een creatief idee komt of je je een dringende kwestie herinnert.
3. Doe de to-do-lijsten weg.
Ik heb alles geschreven wat je op papier moet doen, jijbevrijd uw hoofd, maar het probleem is dat in uw lijst van gevallen niet beperkt zal zijn tot specifieke deadlines en dat u als gevolg daarvan niet weet wanneer u ze kunt uitvoeren.
4. Gebruik waarschuwingen voor taken die nauw verbonden zijn met de tijd.
Als je dingen moet doenSchakel op een bepaald moment de waarschuwing of het signaal in dat u eraan herinnert. Ondanks het feit dat waarschuwingen het tijdsbesef helpen behouden, is het beter ze niet te gebruiken voor zaken die niet tijdgebonden zijn, omdat als herinneringen te vaak worden ontvangen, u gewoon niet meer reageert.
5. Plan de oplossing voor taken met flexibele deadlines.
Meestal dingen die ze niet nodig hebbenbezig zijn in een bepaalde tijd, op de lijsten worden gezet, vaak vergeten of overgedragen de volgende dag. Door ze in uw schema op te nemen, vergroot u de kans op hun oplossing. Neem ze mee voor een tijd dat je ze waarschijnlijk kunt oplossen.
6. Maak van de kalender je beste vriend.
Ook als u een elektronisch dagboek gebruikt metstel waarschuwingen in, zou u van tijd tot tijd naar uw kalender moeten verwijzen. Dit geeft je de mogelijkheid om een idee te krijgen van de komende dag. Je moet de kalender minstens twee keer per dag bekijken. Het beste van alles, als je er elke keer naar kijkt als je het volgende ding voltooit. Verwijder de voltooide cases of markeer ze in kleur om te zien dat het werk aan hen is voltooid.
7. Breek grote taken in kleinere en plan hun oplossing.
Vaak kan werken aan grote projectenHet lijkt erop dat er niets hoeft te worden gepland, omdat het al bekend is wat te doen in de komende dagen of weken. Als u echter niet erg georganiseerd bent, zal een idee van wat u doet en het geschatte tijdsbestek uw productiviteit beïnvloeden, aangezien het ontbreken van tijdschema's in de dienstregeling u een gevoel van urgentie zal ontnemen. Als u niet van de baan afkomt, kunt u het project indelen in subtaken en oplossingen voor elk van hen in de kalender plannen.
8. Vergeet niet te voorzien in pauzes tussen de cases.
Het grootste struikelblok bij het plannen -gebrek aan realisme. Bij het plannen van taken zonder rekening te houden met afleidingen of onderbrekingen die nodig zijn om over te schakelen naar het volgende geval, loop je het risico de focus te verliezen, het schema te verlaten en de rest van de tijd in te lopen. Na verloop van tijd begin je te denken dat planning niet werkt en geef je het idee op om productiviteit te garanderen. Als je rust, een pauze voor de lunch, tijd voor de weg en afleiding geeft, krijg je een realistisch beeld van wat je moet doen en waar je tijd aan wordt besteed, wat betekent dat je je dag efficiënter kunt plannen.
9. Plan de tijd voor het voorbereiden van oproepen en aankomende vergaderingen.
Je moet te laat zijn geweest voor een vergaderingvanwege het feit dat je niet voldoende tijd hebt vrijgemaakt voor de weg en het ontstaan van een kink in de kabel. Door de voorbereidingstijd in uw agenda in te plannen, raakt u stress kwijt als u alleen de route hoeft uit te zoeken of het telefoonnummer moet opzoeken net voordat u uit gaat wanneer u de klant moet bellen. Plan de tijd voor de reis, ontdek het exacte transportschema en bied onderweg de kans om een kopje koffie te onderscheppen.
10. Plan de tijd gedurende de dag voor onvoorziene taken en omstandigheden.
Hoe vaak gaan jouw dingen fout? Elke dag, een keer per week? Geef in je schema een tijd voor onvoorziene omstandigheden en als deze niet verschijnen, kun je deze altijd gebruiken om ander werk uit te voeren. Analyseer hoeveel tijd gedurende de dag naar ongeplande oproepen of pauzes gaat en maak een planning in uw schema. Hoogstwaarschijnlijk, eerst zult u de tijd die u nodig hebt overschatten of onderschatten, maar met ervaring zal de nauwkeurigheid van uw beoordeling toenemen.
11. Ontwikkel de gewoonte van plannen.
Zodra je een nieuwe taak hebt, onmiddellijkZet het ook op je schema. Als dit om een of andere reden niet mogelijk is, noteer dan een notitieblok in een notitieblok, smartphone, tablet of elk ander apparaat dat u gebruikt. Onmiddellijke invoer van de taak in het tijdschema, ten eerste, elimineert de noodzaak om te onthouden wat u moet doen, en ten tweede, sluit de mogelijkheid uit dat het onopgelost blijft.
Als u regelmatig moet controlerenverzoekt of organiseert vergaderingen, voorziet hen op de kalendertijd voor een week, en voegt dan eenvoudig punten aan het gespecificeerde interval toe. In een elektronische agenda, bijvoorbeeld in Outlook, kunt u deze items in het gedeelte Opmerkingen plaatsen. In het papieren dagboek, waar geen plaats is voor alle items, kun je ze opstellen als een afzonderlijke lijst, gebonden aan een gegeven tijdsduur.
12. Gebruik slechts één kalender voor planningswerk en voor alle andere problemen.
Als het gaat om je leven, tussen werk envrije tijd mag niet worden verdeeld. Deze delen van je leven zijn een weerspiegeling van hoe je je tijd beheert. Als u twee agenda's gebruikt, verliest u uw aandacht en maakt u het moeilijk om de tijd te regelen.
13. Gebruik de celmethode.
Het principe is om te delendag gedurende verschillende grote tijdsintervallen. De maximale efficiëntie wordt geleverd door segmenten van niet minder dan anderhalf uur. Het aantal van dergelijke cellen kan variëren van drie tot zes. De eenvoudigste is een dag bestaande uit drie cellen die overeenkomen met de ochtend-, middag- en avondperiodes.
Tijdsintervallen zijn niets meer dan een bloeiperiode, of een tijd waarin je je bezig zult houden met de belangrijkste zaken.
Eén cel gaat er niet vanuit dat dit zo isslechts één werktaak. U kunt voor deze periode een willekeurig aantal gevallen plannen. Als de grootte van uw ochtendcel bijvoorbeeld drie uur is, kunt u vier taken van 15 en twee uur plannen. Combineer verschillende kleine taken in blokken van 30 minuten of, nog beter, stop ze in de urencellen.
Voel je druk bezig met makenkleine taken en grote blokken dragen bij aan de vorming van doordachte plannen en wekken de indruk dat we ons doel hebben bereikt. Probeer de cellen niet te vullen met routinematige of niet-productieve taken. Als u veel tijd nodig heeft voor administratieve zaken, maakt u een afzonderlijke cel voor hen. Je moet productief zijn, niet druk. En vergeet niet het einde van elk interval samen te vatten.
Door de cellen te structureren, kunt u de tijd die aan de geplande gevallen wordt toegewezen zo efficiënt mogelijk gebruiken. In de cel moet je iets maken dat echt belangrijk voor je is.
cel of 's avonds voor ontspanning;
cel, of een datum voor een datum;
cel, of een avond gewijd aan persoonlijke groei of leren;
cel, of een avond gewijd aan kinderen en het gezin;
een cel voor communicatie;
cel voor werk laat;
cel om naar de bioscoop te gaan;
cel voor training.
14. Gebruik je vrije tijd verstandig.
Als je naar de cellen kijkt, krijg je een idee van dehoeveel heb je vrije tijd. Elk van de vijf werkavonden geeft je drie tot zes uur vrije tijd. Het is vijftien tot dertig uur per week. Je kunt ze overal aan uitgeven: ontspannen, een praatje maken met familie en kinderen, dineren in een restaurant, naar de film gaan. Als je het weekend toevoegt (dit is nog eens zesendertig uur, of een extra zes - twaalf cellen), ontvang je vijftig tot zesenzeventig uur vrije tijd per week! Dit is jouw tijd om een verscheidenheid aan projecten te implementeren - bijvoorbeeld om een vreemde taal te leren, een boek te schrijven, enz.
Gebruik deze tips en je zult in staat zijn omaanzienlijk verbeteren van hun productiviteit, gemoedsrust behouden, gemakkelijker hun leven in de hand houden en meer vrije tijd krijgen voor zichzelf en hun geliefden!
